勤怠管理システムの選び方【よくある失敗例も解説】

勤怠管理に関する業務が増えてしまい、他の業務に手が回らなくなってくると、勤怠管理システムを導入して自動化を行いたいと考えている企業もいるでしょう。

勤怠管理システムは、勤怠管理や給与計算などを自動化できる点で非常に便利ではあるものの、システムの選定に失敗すれば、かえって業務が複雑になってしまう恐れがあります。

本記事では、勤怠管理システムの選び方について解説するとともに、よくある失敗例をご紹介します。

勤怠管理システムの選定段階にある方は、ぜひ参考にしてください。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や休日・残業などの記録を一元化して記録するためのシステムのことです。記録だけではなく、シフトの作成が可能であったり、システムによっては公的機関への提出書類が作れたりするものもあります。

勤怠管理システムを導入することで従業員の勤怠管理を一元化できる上に、勤怠管理やそれに伴う給与計算を自動で行えるようになるため、業務効率を大幅に高められます。

また、労働時間に応じてアラートが表示されるものも多く、気づかぬうちに法律違反となる労働時間になっていたというようなトラブルも防ぐことが可能です。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ場合は、下記の4つのポイントを押さえることが大切です。

• 自社に合った打刻方法が使えるか
• 他ツールとシステムとの連携が可能か
• 十分なサポート体制が取られているか
• リアルタイムで状況の確認ができるか

それぞれ順番に解説します。

自社に合った打刻方法が使えるか

勤怠管理システムを選ぶ際は、必ず自社に合った打刻方法が適用されているかを確認しましょう。

事務職などの社内PCの前で仕事をする従業員のみであれば、社内PCに対応したシステムを使用していれば問題ありません。しかし、外回りを行う営業職の従業員がいる場合、スマートフォンでの勤怠打刻が可能であるほうが便利でしょう。

働き方が多様化している現在であるからこそ、自社で必要な打刻方法を洗い出すとともに、それらの打刻方法が可能なシステムを選ぶことが大切です。

他ツールやシステムとの連携が可能か

勤怠管理システムの中には、多くの企業で利用されている、SlackやChatworkなどのチャットツールとの連携が可能なものがあります。

勤怠の記録を残すために、わざわざシステムを開くことに面倒さを感じる方は珍しくありません。また、システム上で通知されているアラートに気づかず、効率良くシステムを使えないという声も多く聞きます。

社内で頻繁に使用しているツールやシステムとの連携が行えれば、面倒さやアラートの確認漏れがなくなるため、効率良く勤怠管理システムを運用できるでしょう。

できる限り、自社内で使用しているツール・システムとの連携が可能なものを選ぶように心掛けましょう。

十分なサポート体制が取られているか

勤怠管理システムを使っていると、操作方法が分からなかったり、思わぬエラーに遭遇したりすることがあります。

PCやシステムに詳しい方であれば対処できるかもしれませんが、そうでない方がこのような状況になると業務が停止してしまう恐れがあります。

そのため、カスタマーサポート等に質問できたり、FAQが十分に設けられている勤怠管理システムを使用しましょう。

リアルタイムで状況の確認が行えるか

残業時間や休日の日数を正確に把握するためには、リアルタイムでの勤怠状況の把握が必要不可欠です。

リアルタイムで状況が反映されるシステムを選ぶことによって、残業時間の超過等に気づきやすくなるほか、管理者がそれぞれの従業員のフォローを行う施策を立てやすくなります。

その結果、社内の特定の従業員に負担がかかるといった構造が解消できるため、業務全体の効率化に繋がることはもちろんのこと、業務時間や業務量に対する不満が生まれにくくなるでしょう。

勤怠管理システムを選ぶ際によくある失敗

勤怠管理システムを選ぶ際によくある失敗として、下記の2点が挙げられます。

• 会社の規模に合わないものを選んでしまう
• PC操作に慣れていない従業員が使いにくい

それぞれ順番に解説します。

会社の規模に合わないものを選んでしまう

勤怠管理システムを選ぶ際は、会社の規模に合ったものを選ぶことが非常に大切です。

よくある失敗として、大企業で使用されているような大がかりな勤怠管理システムを、中・小規模の企業が選んでしまったために機能を十分に使いこなせないケースです。

当然ながら、規模の大きな勤怠管理システムを使用すると、その分利用料も高くなるケースがほとんどであり、無駄な経費を払ってしまうことになります。

なお、会社の規模は大きいにも関わらず、中小企業の規模を想定した勤怠管理システムを選んでしまい、必要な機能が備わっていないケースもあります。

会社の規模やパート等も含めた従業員数を把握し、その人数に適した勤怠管理システムを選ぶことが大切です。

PC操作に慣れていない従業員が使いにくい

勤怠管理システムを導入したとしても、従業員がシステムを使いこなせなければ、適切な運用を行うことは困難です。

特にPC操作に慣れていないパートやバイトの従業員や、普段PCを使わずに勤務している営業担当にとって、PC操作で勤怠の登録等を行うことは難しく感じられます。

そのため、できる限り操作が簡単であり、かつスマートフォン対応をしている勤怠管理システムを選ぶことを推奨します。

スマートフォン対応をしていれば、システムを利用することに対する心理的ハードルが下げられるほか、出先でも勤怠の登録が可能となるため非常に便利です。

勤怠管理システムを選ぶ際は、使い勝手の良いものを選びましょう

本記事では、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントや、よくある失敗例について解説しました。

勤怠管理システムを活用することで業務の効率化が図れることはもちろんのこと、打刻や給与計算の際に起こる人的ミスを防ぐことにも繋がります。人事面の業務が圧迫している企業は、ぜひ取り入れるべきシステムと言えるでしょう。

ただし、様々な勤怠管理システムを比較した上で選ばなければ、企業規模に合っていなかったり、使い勝手が悪かったりするケースもあります。

導入時には様々な観点からシステムの機能を確認し、最も自社に適切だと考えられるシステムを選ぶように心掛けましょう。

 

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