バックオフィス代行とは？依頼できる業務と使用するメリット3つを解説
- 件数が多く請求書を作成するのが大変
- 社員の採用活動、退職手続きなどにあまり時間をかけられない
- データ入力、電話対応、メール対応を外注したい
上記のようなお悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
いわゆるバックオフィスと呼ばれる業務は、必ず行う必要があることとはいえ直接利益を生まない業務のため、手間と感じている人も多いと思います。
そのような方におすすめしたいのがバックオフィス代行です。
バックオフィス代行を使えば、バックオフィスに関わる業務のほとんどを外注することができます。
そこで本記事では、バックオフィス代行で依頼できる業務内容やバックオフィス代行を利用するメリット・デメリットについて解説しました。
バックオフィス代行の利用を考えている方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
バックオフィス業務とは？
バックオフィス業務とは、直接利益を生まない業務のことを指します。具体的には、下記のような業務のことです。
- 経理：支払い・請求などの出納業務や記帳、決算書作成のための集計などお金の流れを管理する業務
- 財務：予算管理や資産運用を行う業務
- 人事・労務：社員の採用を行う業務で、転勤・退職の手続きなども含む
- 総務：オフィスの備品管理や社内規定の整備を行う業務
- 一般業務：データ入力、ファイリング、電話対応、メール対応を行う業務
バックオフィス業務は、企業活動を続けるために必要な手続きを行うなど、会社の運営に関わる非常に重要な役割を担っています。
反対に、直接利益を生み出す営業活動や商品・サービス開発などはフロントオフィス業務と呼ばれています。
バックオフィス代行を利用するメリット3つ
バックオフィス業務を自社で行うのが面倒という場合や時間や人手が足りないという場合は、バックオフィス代行を利用しましょう。
バックオフィス代行を利用するメリットは、下記の通りです。
- 求人募集コストの削減につながる
- 確実に人材を確保できる
- 既存業務の改善につながる
それぞれ順番にご説明します。
求人募集コストの削減につながる
バックオフィス代行を利用することで、求人募集コストを削減できます。
なぜなら、バックオフィス業務を自社で行う場合、バックオフィス担当の人材を確保する必要があるからです。また、バックオフィス業務担当の人材を確保するために、求人サイトに登録したり採用を行ったりといった手間も増えます。
そのため、バックオフィス代行を利用することで、このような求人募集コストの削減につながります。
確実に人材を確保できる
バックオフィス代行を利用することで、確実にバックオフィス担当の人材を確保できる点もメリットです。
たとえば、「自社でバックオフィス業務担当の人材を採用したが、すぐに辞めてしまった」ということになれば、採用にかかった時間や手間が全て無駄になります。
しかし、バックオフィス代行であれば確実に人材を確保できるため、そのような無駄も無くなります。
また、バックオフィス業務担当の人材採用にかける手間を省けるため、フロントオフィス担当の優秀な人材確保に割ける時間も多くなるでしょう。
既存業務の改善につながる
バックオフィス代行を利用することで、既存業務の改善につながります。
なぜなら、バックオフィス業務に時間をかけずに済むため、既存業務のフロントオフィス業務に注力できるようになるからです。
たとえば、バックオフィス業務に月に10時間充てていた場合は、その時間をフロントオフィス業務に充てられるようになります。
そのため、既存業務の改善や場合によっては売り上げアップにもつながるでしょう。
また、ICBならDX化にも対応しており、各種士業と連携しているため、業務効率化の推進もできます。
バックオフィス代行を利用するデメリット3つ
このように利用することで様々なメリットを得られるバックオフィス代行ですが、デメリットもあります。
ここでは、バックオフィス代行を利用するデメリットを解説します。具体的には、下記の通りです。
- 情報漏洩の心配
- 社内にノウハウが残らない
- 外注コストがかかる
それぞれ順番にご説明します。
情報漏洩の心配
バックオフィス業務の中には、経理や財務関係など、企業にとって重要な情報が含まれています。
バックオフィス代行を利用する際は、これらの情報を代行先に共有することになるため、情報漏洩につながるリスクがあるのも事実です。特に、代行先の会社がさらに別の会社に代行していた場合は、二重で情報が共有されることになります。
社内にノウハウが残らない
バックオフィス業務代行を利用すると、バックオフィス関係の業務ノウハウが社内に残らない点もデメリットです。
ノウハウが社内に残らないということは、ずっとバックオフィス代行を利用し続けることになります。
また、代行業者がサービスを停止する可能性もゼロではありません。突然バックオフィス業務を依頼できなくなった際、社内で対応できなくて困るケースも想定できます。
外注コストがかかる
バックオフィス代行を利用するための外注コストがかかります。
特に、代行業者によっては、バックオフィス業務の一部を代行した場合と、バックオフィス業務全てを代行した場合とで代行費用が同じ場合もあるため注意が必要です。
ICBならデメリットも必要最小限にできる
先述した通り、バックオフィス代行を利用する場合、デメリットがあるのも事実です。
しかし、ICBならこれらのデメリットも必要最小限にできます。理由は下記の通りです。
- 社内スタッフで業務完結するため、情報漏洩の心配なし
- バックオフィス業務のマニュアル作成や業務指導も可能
- 依頼する業務をカスタマイズできるため、必要最低限のコストでOK
特に、弊社ではお客様に合わせたオーダーメイド式のバックオフィス代行が可能です。
ご相談いただいたバックオフィス業務の代行はもちろん、弊社から効率化アップのご提案をさせていただくことも可能なので、ぜひ一度ご相談ください。
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バックオフィス代行、業務改善、DX化の推進、話題のSDGs、どんなことでも一度ご相談ください
本記事では、バックオフィス代行で依頼できる業務内容やバックオフィス代行のメリット・デメリットをご紹介しました。
バックオフィス代行を利用することで、フロントオフィス業務により時間を割くことができるようになり、結果として売上アップにつながる可能性があります。
実際に弊社でも、「業務効率化につながり売り上げがあがった」というお声をいただいております。
また、先述した通り、弊社のバックオフィス代行では、代行にかかるデメリットも下記のように必要最小限です。
- 社内スタッフで業務完結するため、情報漏洩の心配なし
- バックオフィス業務のマニュアル作成や業務指導も可能
- 依頼する業務をカスタマイズできるため、必要最低限のコストでOK
お客様の現状をお伺いし、弊社の方から代行できる業務などをご提案させていただくことも可能なので、まずはお気軽にご相談ください。
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