人事管理システムを導入するメリット
人事情報を一元管理できずに困っている企業は、非常に多く見られます。
働きやすい企業にするとともに、正当に人事評価を行うためには、各従業員を細かく正確に管理する必要があるでしょう。
従業員の適切な管理を実現する際には、人事管理システムを活用すると非常に便利です。
本記事では、人事管理システムについて紹介しつつ、人事管理システムを導入するメリットやデメリットについても解説します。
企業内の人事管理について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
人事管理システムとは
人事管理システムとは、下記のような従業員のあらゆる人事情報を一元管理するシステムです。
- 基本情報
- 採用情報
- 勤怠情報
- 労務情報
- 人事評価情報
マイナンバー制度の施行を機に人事管理の重要性が高まり、企業規模に関わらず、人事管理システムの導入が進んでいます。
人事管理システムは、勤怠管理や給与計算などの人事業務の効率化や、人事評価や人材育成などといった人材マネジメントに役立つでしょう。
人事管理システムを導入することで、社内でバラバラになっている人事情報を一元管理できるほか、他のツールと連携を取ることで給与計算なども自動的に行うことが可能です。
人事情報データを一元化できれば、情報確認も円滑に行えるため、無駄な作業コストを省いて業務の生産性を向上させられるでしょう。
人事管理システムを導入するメリット
人事管理システムを導入するメリットは、主に下記の5点です。
- 人事の業務の効率化が実現する
- 人事評価基準を明確に定められる
- 給与計算などにおけるミスを減らせる
- 役所等への届出などの電子化ができる
- 人事データの分析が容易になる
それぞれ順番に解説します。
人事の業務の効率化が実現する
人事管理システムを使用することで、社内の人事情報をすべて一元化できます。
人事異動や評価、人事考課の作業も一つのシステムの中で完結できるため、複数のツールを使って業務を行う必要がなくなり、結果として業務効率も大幅に向上するでしょう。
特に、積極的な採用を行っている企業や、異動が多い企業では、人事部の業務過多に陥ってしまいがちです。
人事管理システムは、そのような業務負担を軽減するためにも効率的なシステムであるといえるでしょう。
社内の人事異動や退社した従業員の人事管理を行う上で、効率を高めながらも人的ミスを防ぐためには、人事管理システムの導入を検討することを推奨します。
人事評価基準を明確に定められる
従業員のモチベーション維持のためには、正しい人事評価を行い、その評価を賞与等に反映させることが必要不可欠です。
人事評価基準が不透明であると、従業員のモチベーションがダウンしてしまったり、従業員のスキルを把握して適切な部署に配置できなかったりして、離職率も高まる可能性があります。
人事管理システムには、人事評価基準を明確に策定するとともに、基準を従業員全体に共有できる機能が備わっているものもあります。
このような機能が備わっているシステムを活用すれば、人事部の手を煩わせることなく、従業員の評価を適切に行えるでしょう。
人事管理システム上で評価基準があらかじめ設定されているため、従業員はどこが評価されたのか、どこを改善するべきなのかが分かるため、自主的な業務改善も期待できます。
給与計算などにおけるミスを減らせる
給与計算などの細かな業務が多い人事部門では、入力漏れなどの人的ミスも多く発生します。
人事管理システムを使用すれば、それぞれの従業員の勤務時間などから給与計算を自動で行ってくれるため、給与計算における人的ミスを減らすと同時に業務効率化に繋がります。
また、現在はフレックスタイム制を取り入れている企業も多いです。
このような場合、従業員ごとに給与計算方法が異なりますが、人事管理システムが様々な勤務形態に合わせて給与計算を実施してくれます。
勤怠管理システムの多くが、リモートワークやフレックスタイム制にも最適化したものとなっているため、柔軟な働き方が可能な企業でも効果的に活用できるでしょう。
役所等への届出などの電子化ができる
人事管理システムでは、労務情報の管理も行えます。
勤怠管理や給与計算の一元化や、社会保険や雇用保険といった各所への届出などを発行することも可能であるため、各種書類の電子化にも貢献します。
また、労務にともなう法改正にも人事管理システムが自動対応してくれるので、労務の専門的な知識がない方であっても、一定の労務管理を行うことが可能です。
人事データの分析が容易になる
人事管理システムを導入することで、人事データの分析が容易になります。
人事採用では、応募者情報や面接日程の調整、面接官の評価情報など様々な採用情報を管理しなければなりません。
この業務は、応募者や募集職種が増えるほど作業が難しくなる上、その作業のための人材や時間の確保が求められます。
人事管理システムでは採用情報の管理も行えるので、応募者管理や面接の日程調整、評価内容など様々な採用情報を人事管理システムで一元管理できます。
採用結果にともなうデータも管理できるので、面接官の経験だけではなく、データに基づいた公正な採用を行えるようになるのも、大きなメリットと言えるでしょう。
人事管理システムを導入するデメリット
人事管理システムを導入するデメリットは、主に下記の2点です。
- システムの導入時に時間がかかる場合がある
- 導入にはコストがかかる
それぞれ順番に解説します。
システムの導入時に時間がかかる場合がある
人事管理システムは、導入に時間がかかる場合があります。
取り扱う従業員が多くなるほど、人事管理システムの初期設定を行う際の工数が増えてしまい、結果として人事管理システムを導入するための時間が必要となるのです。
また、人事管理システムに慣れるまでは、人事管理に要する労力がかえって増える可能性も考えられるでしょう。
そのことを踏まえて、データ管理を行うためのデータベース構築や、要件定義にかかる時間も視野に入れた上で、人事管理システム導入の際は早い段階からシステム導入のための準備を進めることを推奨します。
導入にはコストがかかる
人事管理システム導入には、システム構築のためのサーバー購入や設定作業に多くのコストがかかります。
導入後も人事担当者が人事管理システムを運用しなければならないため、人件費や月々の利用料、障害対応などといった運用コストもかかるでしょう。
人事管理システム導入直後は、これらにかかるコストを失念してしまい、予想外の出費となってしまうケースもあるため、経理担当とも連携をとっておくことを推奨します。
人事管理システムの導入相談ならICBへ
本記事では、人事管理システムについて解説するとともに、人事管理システムを導入するメリットやデメリットについても紹介しました。
人事管理システムを使用する場合、メリットとデメリットを十分に理解した上で、導入することが大切です。また、人事管理システムだけではなく、給与計算や各種ツールとの連携機能が備わっているものであれば、より業務効率を高められるでしょう。
本記事を参考に、人事管理システムの導入について検討いただき、ご興味を持たれましたらぜひICBへご相談ください。
